Uwagi Instytutu Ordo Iuris do projektu rozporządzenia Min. Sprawiedliwości zmieniającego rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu dokonywania doręczeń elektronicznych z dnia 20 paź. 2015 r., nr B 564 w wykazie prac legislacyjnych Min. Sprawiedliwości

W nawiązaniu do przesłanego za pośrednictwem korespondencji elektronicznej pisma Ministerstwa Sprawiedliwości z 27 kwietnia 2021 roku wraz z projektem rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu dokonywania doręczeń elektronicznych, wpisanego do wykazu prac legislacyjnych Ministra Sprawiedliwości pod numerem B564, poniżej przedstawiono uwagi do wyżej wskazanego projektu rozporządzenia.

Modyfikacje zawarte w wyżej wskazanym projekcie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 października 2015 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu dokonywania doręczeń[1], stosownie do treści jego uzasadnienia, wynikają z konieczności dostosowania i doprecyzowania obecnych regulacji do faktycznej funkcjonalności systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie  sądowe oraz mających w tym zakresie wejść w życie w 2021 roku zmian  wynikających z przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw[2].

Opiniowany projekt co do zasadny oceniony zostaje pozytywnie.

Projekt wprowadza nowe definicje pojęć „użytkownika”, „konta” i „uwierzytelnienia”.  Nadto doprecyzowuje sposób doręczenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zmiany dotyczą między innymi ust. 1 § 4 rozporządzenia, który wyraźnie wskazuje, że po odbiorze pisma, na koncie, na którym umieszczono pismo, prezentowana jest data odbioru, a w przypadku nieodebrania – po upływie 14 dni od daty umieszczenia pisma na koncie prezentowana jest data, w której 14 dniowy termin upłynął. Ustęp 1a w § 4 przedmiotowego rozporządzenia, przewiduje konieczność przekazania do sądu potwierdzenia odbioru korespondencji przez użytkownika. Nadto użytkownik przed uwierzytelnieniem na koncie nie otrzymuje pouczenia w sensie procesowym, ale jest informowany komunikatem o sposobie i skutkach dokonywania doręczeń elektronicznych.

W pierwszej kolejności odnieść należy się do ratio legis wprowadzenia do postępowania sądowego instytucji doręczeń pism przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, którą jest rozwój technologii umożliwiający między innymi porozumiewanie się na odległość. Naturalnym tego następstwem jest wprowadzenie na grunt postępowań sądowych instrumentów, które umożliwią wykorzystanie dostępnych narzędzi stworzonych w celu realizacji czynności drogą elektroniczną.

Zastosowane w projekcie nowych definicji pojęć „użytkownika”, „konta” oraz „uwierzytelnienia” nie budzi wątpliwości i nie sposób nie zgodzić się, że koniecznym jest zunifikowanie ich z pojęciami zawartymi w innych aktach wykonawczych dotyczących postępowania cywilnego z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

Zmiany pojęciowe wpłynęły również na doprecyzowanie sposobu doręczenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Wprowadzenie nowego brzmienia §3 rozporządzenia stanowiącego, że sąd każdorazowo będzie dokonywał doręczeń elektronicznych na konto, z którego wysłane zostało pierwsze pismo w sprawie, jawi się jako racjonalne działanie mające na celu usprawnienie systemu doręczeń w systemie teleinformatycznym i w pełni korelującego z doręczeniem tradycyjnym.

Instytut Ordo Iuris nie ma zastrzeżeń do proponowanego brzmienia § 5 oraz do dodanego § 61 rozporządzenia.

Powyższe zmiany zdają się nie mieć kardynalnego znaczenia dla adresata pisma, są doprecyzowaniem i ujednoliceniem systemu, jednak uwypuklają inny problem dotyczący doręczeń pism procesowych, którym jest zastosowanie fikcji doręczenia z powodu rzeczywistego nieodebrania dokumentu.

W przedmiotowym projekcie w prowadzono następujące brzmienie §4 ust. 1 Rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu dokonywania doręczeń elektronicznych z dnia 20 października 2015 r.: „po odbiorze pisma, na koncie, na którym umieszczono pismo, prezentowana jest data  odbioru, a w przypadku nieodebrania pisma w terminie 14 dni od daty umieszczenia pisma na koncie – data w której upłynął 14dnioey termin, o którym mowa w art. 1311§ 2 zdanie trzecie ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego”.

Zastosowanie fikcji doręczeń niewątpliwie przyspiesza postępowanie sądowe, jednak nie może ono odbywać się kosztem interesu obywateli. Z uwagi na to, że projekt jest wykonaniem upoważnienia zawartego w art. 1311§ 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego[3] to zgodnie z treścią wskazanego przepisu, określając w drodze rozporządzenia tryb i sposób dokonywania doręczeń elektronicznych, winno się mieć na względzie zapewnienie skuteczności doręczeń oraz ochronę praw osób, którym pisma są doręczane.

W projekcie pomięto jednak istotną kwestię, wpływającą na skuteczność doręczenia oraz ochronę praw adresata pisma, jaką jest ponowne powiadomienie po pierwszych 7 dniach o pozostawieniu na koncie pisma.

W uzasadnieniu projektu wskazano na konieczność zunifikowania pojęć z pojęciami zawartymi w innych aktach wykonawczych dotyczących postępowania cywilnego z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, jednak należy spojrzeć szerzej i przyjrzeć się w jaki sposób wygląda procedura zastosowania doręczenia zastępczego również na gruncie innych postępowań.

Art. 74a § 6 i 8 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi[4] stanowi, że w przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego sąd, po upływie siedmiu dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. Jeżeli pismo nie zostanie odebrane, doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

Przepis powyższy wskazuje, że w przypadku nieodebrania tego pisma na sądzie administracyjnym spoczywa obowiązek przesyłania powtórnego zawiadomienia o możliwości odebrania tego pisma po upływie siedmiu dni, licząc od dnia wysłania pierwotnego zawiadomienia o wysłaniu pisma w formie dokumentu elektronicznego.

Takie rozwiązanie w pełni koresponduje z art. 44 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego[5], który stanowi, że w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Stosownie do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 17 września 2002 r., sygn. akt SK 35/01[6] stwierdzić należy, że realizacja konstytucyjnej zasady prawa do sądu wymaga ponowienia zawiadomienia o przesyłce po bezskutecznym upływie siedmiodniowego terminu do odebrania pisma, co pociąga za sobą konieczność określenia nowego, siedmiodniowego terminu, w którym adresat będzie mógł odebrać pismo.

W prawdzie wyżej wymieniony wyrok dotyczył doręczeń pism sądowych przez pocztę w postępowaniu cywilnym, to jednak powtórne zawiadomienie o przesłaniu pisma ujednoliciłoby sposób doręczeń pism procesowych w systemie teleinformatycznym i w formie tradycyjnej.

Ponadto zauważyć należy, że obywatel przywykł już do tak zwanej „podwójnej awizacji”, która go dyscyplinuje i przypomina o konieczności odebrania pisma.

Autorka:

adw. Joanna Modrzewska – Centrum Analiz Legislacyjnych Ordo Iuris